Mécanismes de signalement des préoccupations
Nous sommes déterminés à mener nos activités commerciales de façon éthique et en conformité avec toutes les lois applicables. Nous mettons donc à la disposition de nos parties prenantes des mécanismes leur permettant de signaler leurs préoccupations relatives à des comportements contraires à l’éthique ou aux lois, envers lesquels elles entretiennent des soupçons ou dont elles pourraient avoir été témoins.
Engagement
Les mécanismes permettant de signaler des préoccupations relatives à des comportements contraires à l’éthique ou aux lois sont officialisés par l’entremise de notre Code de conduite et de déontologie, de notre Code de conduite à l’intention des tiers et de nos Procédures concernant le traitement des plaintes au sujet de la comptabilité. Ces documents décrivent les processus auxquels peuvent avoir recours les administrateurs, les dirigeants, les employés et les tierces parties afin de signaler promptement toute contravention présumée à nos Codes et politiques, aux lois et aux règlements, incluant de potentielles préoccupations au sujet de la comptabilité, des contrôles comptables internes et de l’audit.
Des mécanismes de signalement supplémentaires sont également décrits dans d’autres politiques internes, dont notre Politique anticorruption mondiale et notre Politique de communication de l’information, qui comprennent une obligation de signaler toute brèche présumée de ces politiques. Notre Politique sur le respect en milieu de travail décrit également les procédures et les mécanismes auxquels peut avoir recours quiconque croyant faire l’objet ou avoir été témoin d’un comportement contraire à la politique, incluant une ligne téléphonique et un portail Web permettant le signalement de telles situations. Ces derniers sont disponibles 24 heures sur 24, 365 jours par année, et leur gestion passe par un fournisseur externe.
Mise en œuvre
À moins qu’une politique ou une procédure en particulier fournisse d’autres indications, les préoccupations peuvent être signalées au vice-président et chef du contentieux de Power Corporation.
Chaque administrateur, dirigeant et employé reçoit une copie des différentes politiques et procédures, qui sont disponibles en français et en anglais. De plus, dans le cadre des séances de formation portant sur notre Code de conduite et de déontologie, nous sensibilisons les employés sur la mise en œuvre des politiques et des procédures, incluant les divers mécanismes disponibles pour faire part de leurs préoccupations.
Tous les dossiers sont traités avec sérieux et avec un grand respect de la confidentialité et de l’anonymat. Les processus que nous avons mis en place assurent que les dossiers soient traités et fassent l’objet d’une enquête promptement.
La Société n’exercera aucunes représailles, par exemple des mesures ayant un effet défavorable sur l’emploi, à l’égard de tout administrateur, dirigeant, employé et/ou tiers qui signale de bonne foi une contravention réelle ou présumée, ou fait part d'autres préoccupations.
Responsabilité
Le vice-président et chef du contentieux est responsable d’assurer que les mécanismes de signalement des préoccupations soient facilement accessibles et que les signalements soient examinés et traités adéquatement.
Engagements de nos sociétés en exploitation cotées en bourse
Power Corporation soutient la mise en place de mécanismes de signalement par ses filiales en propriété exclusive. Plusieurs de nos filiales ont mis en œuvre des processus similaires pour que leurs parties prenantes, incluant leurs clients, puissent formuler leurs préoccupations, tel que mentionné dans leurs codes de conduite et de déontologie respectifs.
Par exemple, la Canada Vie a adopté des procédures en matière de traitement des plaintes des clients, qui décrivent les divers mécanismes auxquels les clients peuvent avoir recours afin d’exprimer leurs préoccupations. Ces procédures incluent le bureau de l’ombudsman, un moyen par l’entremise duquel les clients peuvent ultimement faire part de leurs préoccupations face aux produits et services de la compagnie.
La Financière IGM a mis en place une politique de signalement qui encourage les employés et toute autre personne à signaler les infractions soupçonnées aux lois, aux règlements, au code de conduite ou aux politiques de la Financière IGM. La politique comprend un processus confidentiel à suivre pour transmettre des préoccupations, notamment au moyen d’une ligne téléphonique et d’un site Web de dénonciation 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ainsi qu’un processus détaillé à suivre pour déclencher une enquête si elle est justifiée. De plus, les sociétés en exploitation de la Financière IGM ont-elles aussi adopté des procédures formelles pour traiter les plaintes écrites et verbales. Dans chaque cas, elles sont guidées par des principes d’équité, de célérité et de raisonnabilité. En cas de plainte, le premier point de contact pour le client est le conseiller. Les centres de service de chaque société peuvent aussi contribuer aux enquêtes de routine lors de plaintes. Lorsque les problèmes formulés ne peuvent être réglés à ce niveau, le processus de résolution inclut un examen en profondeur de la plainte par des professionnels en conformité. L’enquêteur contacte le client et procède à une analyse personnalisée de ses préoccupations. Une fois l’analyse terminée, le client reçoit un résumé d’enquête par écrit en réponse à ses préoccupations.
Enfin, Groupe Bruxelles Lambert a mis en place une procédure de dénonciation. Tous les employés peuvent exercer leur droit de signaler de manière sécurisée une violation, réelle ou potentielle, du code. Ce processus est confidentiel et sans risque de représailles.